Palangka Raya (ANTARA) - Penyusutan arsip di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalimantan Tengah tidak boleh dilakukan secara sembarangan tanpa mengikuti aturan yang berlaku.

"Agar hal tersebut tidak terjadi, maka para petugas yang berwenang perlu diberikan pemahaman tentang hal itu, seperti yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalteng saat ini," kata Kepala Bidang Pengelolaan Data dan Informasi Arsip Nasional, Irwanto Eko Saputro di sela sosialisasi jadwal retensi arsip (JRA) di Palangka Raya, Kamis.

JRA adalah suatu daftar yang sekurang-kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan arsip, jenis arsip dan keterangan yang berisikan rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip, apakah dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.
Baca juga: Perpustakaan di Kalteng gunakan pendekatan inklusi sosial

Hal itu biasanya digunakan sebagai pedoman petugas saat hendak melakukan penyusutan maupun penyelamatan arsip. Hingga pada akhirnya, tidak ada lagi ditemukan permasalahan hilangnya suatu arsip dan lainnya.

"Sebab pada JRA sudah jelas berapa lama harusnya suatu arsip disimpan pada organisasi perangkat daerah (OPD), kemudian disimpan pada lembaga kearsipan, hingga pengambilan tindakan selanjutnya," jelasnya.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kalteng Susana Ria Aden mengatakan, pemerintah daerah melalui pihaknya sebagai lembaga kearsipan yang ada di tingkat provinsi sudah membuat peraturan gubernur terkait JRA.
Baca juga: Antara Kalteng raih penghargaan dari Perpustakaan Nasional

"Baik JRA fasilitatif, yakni JRA fasilitatif keuangan dan kepegawaian, serta JRA substantif," ungkapnya kepada ANTARA.

Untuk itu, pihaknya berharap kepada seluruh peserta sosialisasi agar bisa memahami dengan baik, serta menerapkan penggunaan JRA pada instansinya masing-masing sebagai pedoman dilakukannya penyusutan, sehingga tidak terjadi penumpukan.

Perlu diingat bahwa pengurangan atau penyusutan arsip, baik pemindahan arsip 'in aktif' dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan sudah tidak memiliki nilai guna dilaksanakan berdasarkan JRA.

"Semua itu dilakukan berdasarkan JRA dengan memerhatikan kepentingan pencipta arsip, serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara," kata Susana.
Baca juga: Gubernur Kalteng ingin bangun gedung perpustakaan di lokasi strategis